Comercio electrónico: factura, guía y nota de crédito
Cuando se paga, se factura. Cuando se despacha, la mercadería va con su guía. Si se reembolsa, nota de crédito. Cómo encajan los tres en la vida de un pedido.
Una tienda en línea necesita tres comprobantes, cada uno atado a un momento del pedido:
- Cuando se paga, se factura. La factura registra la venta.
- Cuando se despacha, la mercadería va con su guía. La guía de remisión sustenta el traslado y apunta a la factura.
- Si se reembolsa, nota de crédito. La nota de crédito devuelve, total o parcialmente, lo que la factura cobró.
Esta página explica por qué va cada uno y qué hacer en los casos que no son el camino feliz. Los pasos con la API están en Un pedido por la API.
La vida de un pedido
Los tres comparten el mismo modelo: respondemos enseguida con el comprobante en pending y el resultado del SRI llega por webhook. La guía y la nota de crédito que apuntan a tu factura por su id esperan a que esté autorizada: antes, respondemos 422, para que nunca refieras una factura que el SRI no conoce (referencias).
Cuando se paga: la factura
Factura cuando cobras, no cuando el cliente hace clic en «Comprar». Así el pago contra entrega, la transferencia o la tarjeta autorizada y capturada después se facturan cuando el dinero existe, y un pedido que nunca se paga no deja una factura que anular.
Pide la cédula o el RUC en el checkout. Es lo que más te ahorra después, porque una factura a consumidor final no admite anulación ni nota de crédito.
Cuando se despacha: la guía de remisión
El Reglamento de Comprobantes de Venta (art. 27) dice que la guía sustenta el traslado de mercadería por cualquier motivo, y el art. 28 obliga a emitirla al proveedor que se compromete a entregar donde el comprador diga: exactamente lo que hace una tienda con envío a domicilio.
La guía no tiene montos. Lleva:
- el punto de partida (
origin_address), por ejemplo tu bodega; - el transportista (
carrier), con su RUC, cédula o pasaporte, y la placa (plate); - las fechas del traslado (
transport_start,transport_end): no puede empezar antes de emitir la guía; - por cada destinatario (
recipients): quién recibe, dónde, el motivo (reason, aquí «Venta»), la factura que sustenta el envío (support_document) y qué recibe, producto por producto (items).
Se emite antes de que la mercadería salga (art. 36) y, en Producción, le llega por correo a cada destinatario cuando el SRI la autoriza.
Si se reembolsa: la nota de crédito
La nota de crédito apunta a la factura con modified_document y lleva solo lo que devuelves: una línea, varias, el envío o todo. Puedes emitir varias sobre la misma factura, una por cada reembolso. Lleva el mismo comprador que la factura y un motivo (reason) que tu cliente entienda, como «Devolución del pedido #1041».
Los casos que no son el camino feliz
Envíos parciales
Si un pedido sale en dos cajas, emite una guía por envío, cada una con su support_document apuntando a la misma factura y con solo lo que va en esa caja. La factura es una sola: registra la venta, no los traslados.
Reembolsos parciales
Una nota de crédito por lo que devuelves, con la cantidad y el precio que tenía en la factura. Si el cliente devuelve otra cosa la semana siguiente, otra nota de crédito. La factura queda intacta y sus notas cuentan la historia completa.
Cambios
No hay un comprobante de «cambio». Lo que pasa es una devolución y una venta: una nota de crédito por lo que vuelve y una factura por lo que sale, con su guía. Es lo mismo que recomendamos cuando un pedido se edita después de facturarlo. La mercadería que vuelve también se traslada: el Reglamento (art. 28, numeral 8) pide la guía al proveedor o al comprador, según quién mueva la devolución.
Cancelaciones antes de despachar
- Aún no cobraste: no hay factura, no hay nada que deshacer.
- Ya facturaste a un comprador identificado: anula la factura en SRI en línea hasta el día 7 del mes siguiente (el siguiente día hábil si el 7 es feriado o de descanso), y regístralo con
POST /v1/ec/invoices/{id}/annul. Una factura no necesita que tu cliente acepte la anulación. Pasado el plazo, compénsala con una nota de crédito por el total. - Ya facturaste a consumidor final: mira la sección siguiente.
Consumidor final: lo que no tiene vuelta
El SRI no anula una factura emitida a consumidor final y tampoco admite una nota de crédito que la modifique (resolución NAC-DGERCGC25-00000014). Por eso respondemos 409 si intentas registrar su anulación, y 422 a una nota de crédito que la modifique. El reembolso lo haces igual, porque el dinero es de tu cliente, pero queda solo en tu contabilidad.
Para una tienda en línea esto importa mucho, porque devoluciones y cancelaciones son parte del negocio. Lo que recomendamos, y lo que hace nuestra app de Shopify:
- Pide la cédula o el RUC en el checkout.
- Dale unos minutos al cliente para escribirla después de pagar, antes de facturar a consumidor final.
- Nunca factures a consumidor final más de USD 50: el SRI exige identificar al comprador por encima de ese monto, y la API lo rechaza.
La guía también lo agradece: cada destinatario necesita una identificación.
El plazo de anulación
Una factura autorizada se anula en SRI en línea hasta el día 7 del mes siguiente a su emisión. Una factura del 28 de septiembre se anula hasta el 7 de octubre; una del 1 de octubre, hasta el 7 de noviembre. Después, solo queda la nota de crédito. La anulación la haces tú en el portal del SRI, con tu clave: no existe un servicio web para hacerlo, y la API solo registra lo que ya hiciste (correcciones).
Reembolsos y cancelaciones, de un vistazo
Quién emite la guía
Con tu propio reparto
Si entregas con tus propios vehículos, emites la guía tú, y el transportista es quien hace el traslado: tu empresa, o la persona que reparte por ti, con su identificación y la placa del vehículo.
Con un courier
Si un courier retira tus paquetes, el Reglamento abre tres caminos:
- Emites la guía tú, con el courier como transportista: su RUC y la placa del vehículo que retira. Pídele esos datos al coordinar el retiro.
- La emite el courier: la operadora de transporte la emite cuando quien envía no tiene un punto de emisión donde empieza el traslado, o no la emitió (art. 28, último inciso).
- La guía del courier: las empresas de paquetería y mensajería pueden usar sus propias guías de transporte si llevan la información de una guía de remisión (art. 36, numeral 3). Confirma con tu courier que la suya lo cumpla.
La app de Shopify sigue esta misma división con una lista de couriers: a cada empresa le marcas si emite su propia guía (la app no emite nada) o si la emites tú (la app la emite con su RUC y su placa).
Cuándo no hace falta una guía
Solo en los casos que dice el Reglamento de Comprobantes de Venta:
| Caso | Qué basta | Fuente |
|---|---|---|
| Tu cliente, como consumidor final, retira y lleva su compra | La factura | Art. 36, numeral 2 |
| Te comprometes a entregar donde tu cliente diga y ya sabes el transportista, la placa y las fechas al facturar | Una factura sustitutiva de guía de remisión: la factura lleva el traslado en substitute_delivery_note | Art. 34 y anexo 9 de la ficha técnica |
| Trasladas recipientes vacíos que no son mercadería | Nada | Art. 36, numeral 4 |
Un servicio o un producto digital no traslada mercadería, así que tampoco lleva guía. Fuera de estos casos, si la mercadería se mueve, va con su guía.
La factura sustitutiva se emite una sola vez, con el traslado ya definido: sirve cuando facturas y despachas juntos. Si facturas al cobrar y despachas días después, o en varios envíos, usa factura y guías separadas.
Qué hace la app de Shopify
La app de Shopify emite hoy los tres comprobantes, el tercero solo si lo activas:
| Pasa en Shopify | Qué emite la app |
|---|---|
| El pedido queda pagado | La factura, con la identificación del comprador que encuentre |
| Reembolsas con dinero productos o el envío | Una nota de crédito por lo reembolsado, cuando la factura está autorizada y no es a consumidor final |
| Despachas el pedido | Una guía por envío, si activaste las guías en Ajustes (vienen apagadas) y entregas tú o con un courier cuya guía emites tú; nada si el cliente retira, si es digital o si el courier emite la suya. Sin activarlas, emite la guía desde la consola o la API. Cómo activarlas |
| Cancelas después de facturar, sin reembolso | Nada: te avisa en el pedido para que la anules en el SRI o la reembolses |
Los cambios todavía no tienen un tratamiento propio en la app.
Sigue con
- Un pedido por la API: los tres comprobantes con ejemplos, webhooks e idempotencia.
- Referencias entre comprobantes: cómo la guía y la nota apuntan a la factura.
- Corregir, anular y compensar: el plazo de anulación y cómo registrarla.